Administración de bases de datos con Access

Administración de base de datos con Access.

Base de datos que se abrevia como BD, se compone de datos organizados en una o varias tablas que se relacionan mediante un campo en común id a ellas. Las tablas están formadas por los registros y por los campos.

Una base de datos es una herramienta para recopilar y organizar información. En las bases de datos, se puede almacenar información sobre personas, productos, pedidos, o cualquier otra cosa. Muchas bases de datos empiezan siendo una lista en un programa de procesamiento de texto o en una hoja de cálculo. A medida que crece la lista, empiezan a aparecer repeticiones e inconsistencias en los datos. Cada vez resulta más complicado comprender los datos presentados en la lista y existen pocos métodos para buscar o recuperar subconjuntos de datos para revisarlos.

Otro término semejante es sistema de administración de base de datos (DBMS), que se describe como los programas que administran una base de datos.


Regristros: Conjunto de datos que se refieren a un concepto en particular.

Campo: Cada uno de los datos que se incluyen en una tabla o base de datos.

Algunas de las ventajas que tienen las bases de datos son:
-Facilidad para capturar datos.
-Capacidad de almacenamiento.
-Seguridad en el manejo y el orden de datos.
-Rapidez para obtener información.
-Precisión en los cálculos y fácil obtención de informes.

Y algunas desventajas son:
-Tamaño: Al proveer que todas las ventajas anteriormente nombradas, el sistema de manejo de base de datos (DBMS) requiere de mucho espacio en el disco duro y requiere mucha memoria RAM para poder correr adecuadamente.
-Los productos de base de datos (Oracle, DB2, etc.) son productos caros. Sin contar adiestramiento del personal de centro de computos y de los usuarios.
-Complejo de recuperar datos: para devolver a la base de datos su estado anterior al problema, es mucho más complejo ejecutar que en sistemas tradicionales.


Tipos de datos aceptados por Access son: texto, número, autonumérico, moneda, si/no, fecha/hora, texto enriquecido, campo calculado, datos adjuntos, hipervínculo, memo, búsqueda, objeto OLE, dirección, teléfono, prioridad, estado y etiquetas.
 
Para ordenar una tabla puedes utilizar las funciones como: orden ascendente, orden descendente, filtro por selección, filtro avanzado, etc.

Una herramienta más práctica, que facilita la introducción de datos en las tablas es el formulario. Para crear un formulario se cuenta con todos los comandos del grupo formularios en la cinta de opciones crear.

Para eliminar en:
-Tabla:
1.-Cerrar tabla.
2.-Clic derecho sobre la tabla.
3.-Eliminar tabla.
4.-Confirmar eliminación.

-Campo:
1.-Abrir tabla a modificar.
2.-Vista diseño.
3.-Seleccionar campo.
4.-Clic derecho.
5.-Eliminar.
6.-Confirmar eliminación.

-Registro:
1.-Abrir tabla a modificar.
2.-Vista hoja de datos.
3.-Seleccionar registros.
4.-Clic derecho.
5.-Eliminar.
6.-Confirmar eliminación.

Nota: el valor id no podrá utilizarse nuevamente, por lo que, el nuevo registro, continuará la numeración.